Симптомы проблемы
Результатом всех этих проблем и является недопустимо высокая текучесть. Люди увольняются из гонконгского финансового отдела Target Micronics, указывая в качестве причин низкую заработную плату, необходимость следовать на новое место жительства вслед за супругом (супругой), желание занимать более престижную должность и иметь больше возможностей сделать карьеру. Когда человек уходит, на его место обычно нанимают временного работника, который, естественно, тоже не задерживается в фирме. В результате выходят из употребления системы, одна на другую накладываются ошибки, разваливаются процессы.
Более того, из-за хронической нехватки кадров менеджерам приходится бросать свои прямые обязанности и заниматься рутинной работой, оформлением рядовых транзакций. Предшественник К. Найт этот вопрос решить не смог, так как все время работал в составе группы, организовывавшей создание нового совместного производства. В результате нехватки лидерства обучение персонала прекратилось, планирование остановилось, и ни о каком стратегическом реформировании системы не могло быть и речи. Рассчитывать на то, что менеджеры сами решат проблемы кадрового обеспечения, тоже не приходилось. Как следствие, среди сотрудников финансового отдела вырос сначала уровень недовольства, а потом и текучести кадров: в ближайшем будущем они не ожидали увидеть никаких изменений, а терпеть сложившуюся ситуацию и дальше не было сил.
К началу 1994 г. финансовый отдел находился в полном беспорядке. Внутренняя проверка показала, что изменения бизнес-процессов и основных финансовых систем неадекватны бурным изменениям и усложнению деловой среды. Еще одним негативным фактором была названа высокая текучесть кадров, как на профессиональном, так и на конторском уровне, вызванная высокой конкуренцией на рынке труда.
В отчете аудиторов говорилось, что немедленного внимания требуют две области. Во-первых, сверка и анализ счетов были признаны недостаточными. Многие статьи бухгалтерского баланса давно не сверялись и не корректировались, а сопроводительная документация не раскрывала содержания этих статей. Во-вторых, многие процессы требовали значительного реинжиниринга и рационализации: только в этом случае они могли стать эффективными в новой среде. Большинство финансовых процессов было рассчитано на гораздо меньший объем намного более простых транзакций и не соответствовало нынешним потребностям. Некоторые процессы были отмечены как нуждающиеся в доработке. К ним относятся учет денежных средств в пути и оплата расходов сотрудников, процессы оплаты счетов поставщиков и получение дебиторской задолженности. Вопрос с дебиторской задолженностью особенно проблематичен, так как иногда сроки выплаты затягиваются вдвое. По оценкам, сокращение времени поступления денег от дебиторов создаст дополнительный денежный поток в размере $750 000. Наконец, в отчете говорилось о потенциальном нарушении безопасности, потому что подготовкой счетов, банковскими операциями, сверкой банковских документов и ведением журналов занимался один-единственный клерк. Это ведет к ослаблению контроля и грозит компании и самому клерку обвинениями в растрате средств.
Это все крупные проблемы, а их сопровождает множество мелких инцидентов. Книгу учета контрактов невозможно сверить с главной книгой. Системы никак не связаны между собой, так что одни и те же данные в разных системах могут и не совпадать. Это создает огромный потенциал для возникновения механических ошибок. Вдобавок ко всему очень многие счета выписываются вручную. Перерасход остатков на банковских счетах Target Micronics стал привычным явлением. Компенсации расходов работникам приходится ждать месяцами. Их чеки зачастую просто складываются в шкаф и не отправляются в банк. Задержки платежей по счетам, а иногда и вовсе неоплата последних, выводят из себя поставщиков. Общий результат всего этого — значительное ухудшение отношений с покупателями и поставщиками.
Страницы: 1 2